Электронные перевозочные документы (ЭПД)

С 1 сентября 2026 года все участники перевозок – грузоотправители, перевозчики,  получатели груза, экспедиторы должны в обязательном порядке применять электронные перевозочные документы (ЭПД).

Такое правило установлено  Федеральным законом от 07.06.2025 №140-ФЗ.

Электронные перевозочные документы (ЭПД) – это цифровые аналоги бумажных сопроводительных транспортных документов: транспортных накладных, путевых листов, заказов-нарядов, сопроводительных ведомостей и т.д.

Весь оборот ЭПД, от грузоотправителя до грузополучателя, проходит и накапливается в Государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Благодаря этому контролирующие органы (ФНС России, Ространснадзор, МВД России) получают возможность мгновенного доступа к информации, а инспекторы ГИБДД на дорогах могут проверить накладную на груз и путевой лист водителя, отсканировав QR-код с его смартфона или планшета.

Обязанность участия в системе ЭПД не зависит от масштаба бизнеса и сферы деятельности.

Например, заказывая в офис питьевую воду или канцелярские товары, или перевозя товар  на склад маркетплейса, вы становитесь частью логистической цепочки и обязаны совершить определенные действия в системе ЭПД.

Но, как из каждого правила, здесь есть исключения.

Участие в системе ЭПД не требуется, если нет договора перевозки, а необходимые при перевозке документы (товарная накладная, товарно-транспортная накладная, путевой лист) можно оформить  на бумаге.

Оформление электронных перевозочных документов не требуется:

• При международных перевозках. На международном участке перевозки действует товарно-транспортная накладная международного образца – CMR.
• При перевозке груза собственным транспортом, например, между складами, торговыми точками
• Доставке груза  физическим лицам
• При самовывозе. Например, когда вы вывозите материалы со склада поставщика на собственном транспорте
• При доставке груза вашему покупателю собственным транспортом, и доставка не выделена, как отдельно оплачиваемая услуга
• При приеме груза или материалов от поставщика по документам, в которых доставка не выделена, как отдельно оплачиваемая услуга.

Но если поставщик оформил доставку отдельно, вам придется подтверждать такую доставку в системе ЭПД.  Это правило касается, в том числе, доставки офисных принадлежностей.

Если в ваших бизнес-процессах участвуют сторонние перевозчики, в том числе водители  со статусом ИП, вы автоматически становитесь участником ЭПД.

Для этого не требуется никакой специальной регистрации. С 01.09.2026. вы просто должны начать работать в системе ЭПД. 

Как работать в системе ЭПД?

Участники перевозок (грузоотправители, грузополучатели, перевозчики, экспедиторы)   взаимодействуют с ГИС ЭПД не напрямую, а через специальных провайдеров – аккредитованных Минтрансом России – операторов ГИС ЭПД.

Оператор ГИС ЭПД обеспечивает взаимодействие всех участников перевозки между собой, а также с государственными структурами.

Для начала работы в системе ЭПД вам нужно выбрать оператора ГИС ЭПД и подключиться к оператору.  Список аккредитованных Минтрансом России операторов ГИС ЭПД размещен на официальном сайте Минтранса России. А также назначить ответственных лиц с правом подписи электронных документов на каждом этапе перевозки: от погрузки до разгрузки (доставке).

Работа с электронным документооборотом, связанным с грузоперевозками,  через оператора ГИС ЭПД схожа с работой через операторов ЭДО. Но надо понимать, что ЭДО и ЭПД – это ни одно и то же, это два разных потока цифровой информации. ЭДО (электронный документооборот) предназначен для передачи между участниками бухгалтерских и юридических документов. Система ЭПД – это цифровое взаимодействие между участниками перевозок. В ней создаются, подписываются и передаются документы, связанные исключительно с транспортной логистикой.

Каждый этап перевозки отражается в системе ЭПД, подписывается уполномоченными лицами. Данные об этапах перевозки передаются в ГИС ЭПД оператором в режиме онлайн.

У участников перевозки не обязательно должен быть единый оператор. Вы можете выбрать любого оператора. Ваш выбор не зависит от выбора ваших партнеров. Все операторы ЭПД работают в роуминге.

Операторы, как правило, взимают плату с первого звена перевозки – грузоотправителей, которые инициируют начало перевозки и не взимают с последнего звена – грузополучателя.  

Основные участники перевозки, взаимодействующие в системе ЭПД.

·  Грузоотправитель – организация или ИП, которая передает груз для доставки перевозчику

·  Перевозчик – транспортная компания или ИП, осуществляющая фактическую доставку груза.

·  Водитель – представитель перевозчика на линии или сам ИП – перевозчик.  

·  Грузополучатель – сторона, принимающая доставленный груз.

·  Экспедитор – сторона, которая обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента – грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза.

Участие экспедитора в системе ЭПД зависит от обязанностей экспедитора, определенных в договоре с экспедитором. 

В системе ЭПД стадии перевозки разбиты на, так называемые, титулы: 

4 основных титула и несколько дополнительных на случай нестандартных ситуаций, возникших  при перевозке (замена водителя, машины, изменение места разгрузки и т.д.)

2 основных титула - на стороне погрузки и  2 основных титула на стороне разгрузки   

При самом простом сценарии грузоперевозки заполняются только основные титулы электронной транспортной накладной (ЭТрН)

Титул 1 – Грузоотправитель  формирует  электронную транспортную накладную (ЭТрН) в учетной системе, например, в 1С, или веб-интерфейсе оператора. Подписывает свой титул 1  квалифицированной электронной подписью (КЭП) и передает оператору ГИС ЭПД.

Оператор передает данные в ГИС ЭПД, уведомляет перевозчика и грузополучателя.  

Титул 2 – Перевозчик получает файл обмена грузоотправителя, сверяет данные, заполняет свою часть ЭТрН (титул 2): вносит данные о водителе, транспортном средстве. При  необходимости перевозчик (водитель) может оставить комментарии о состоянии груза и упаковки. Подписывает свой титул 2 КЭП, отправляет оператору. 

Для водителей есть два варианта электронных подписей в мобильном приложении:  УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) через Госключ или УКЭП (усиленная квалифицированная подпись) на NFC-токене.

Оператор передает данные в ГИС ЭПД. Если система ГИС ЭПД не нашла ошибок в оформленных грузоотправителем и перевозчиком документах, водитель получает из ГИС ЭПД QR-код.

Этот QR- код – пропуск водителя на дороге. Если водителя в пути останавливает сотрудник ГИБДД, водитель показывает ему QR-код.

Титул 3 – Грузополучатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП (титул 3). При заполнении титула 3 также можно добавить замечания по поводу состояния груза, например, указать то, что товар был поврежден.

Титул 4. Перевозчик.

Водитель своей подписью подтверждает передачу груза получателю.  Перевозчик завершает документооборот – подписывает титул перевозчика КЭП.

Документооборот завершился.

ГИС ЭПД фиксирует завершение перевозки.

Будут ли штрафы за отсутствие ЭПД и какие?

До 1 марта 2027 года будет действовать переходный период. В это время за отсутствие электронных перевозочных документов участников перевозки штрафовать не будут. Если перевозчик вместо электронных документов предоставит бумажные, ему вынесут только устное предупреждение.

После окончания переходного периода за отсутствие ЭПД будут применять штрафы по КоАП.

Сейчас предусмотрены штрафы для экспедиторов. Например, при ошибке в критичных реквизитах могут оштрафовать до 100 тысяч рублей по статье 11.14.3 КоАП. Водителей тоже могут привлекать к ответственности, если нет документов. Например, по статье 12.3 КоАП за отсутствие путевого листа штраф для водителя — 500 рублей.

Как подготовится к переходу на электронные перевозочные документы?

1. Проанализируйте свои бизнес-процессы. Определите процессы, которые связаны с перевозкой. Напомним, что даже если вы работаете в офисе, вам могут привезти канцелярские товары с выделенной платой за перевозку. В этом случае вам придется подтверждать доставку в системе ЭПД.
2. Определитесь с вопросом, кто и как будет подписывать документы в системе ЭПД. Напомним, что ЭПД можно подписать только электронной подписью и делать это надо в режиме онлайн. Вы можете оформить машиночитаемые доверенности (МЧД) на ваших сотрудников и выпустить на сотрудников электронные подписи.
3. Выберите оператора ЭПД. Список аккредитованных операторов можно найти на сайте Минтранса.  
4. Подготовьте сотрудников. Водителям и кладовщикам, возможно, потребуются отдельные смартфоны или планшеты— они нужны, чтобы работать в специальном мобильном приложении, сканировать QR-коды и согласовывать документы.
5. Зарегистрируйте водителей в мобильном приложении своего оператора. Покажите, как зайти, найти документ, принять груз, показать QR-код. То же сделайте для сотрудников склада, которые будут подтверждать в приложении погрузку и выгрузку.
6. Проверьте роуминг с контрагентами. Если ваши партнёры работают с другими операторами, настройте между ними передачу документов.
7. Протестируйте ЭДО в перевозках. Посмотрите, где возникают сложности, какие допускаете ошибки.
8. Следуйте рекомендациям и к 1 сентября 2026 г. ваши бизнес-процессы, связанные с переходом на ЭПД, будут налажены.
9. Не забывайте, что до 1 марта 2027 г. будет действовать переходный период, при котором еще можно будет пользоваться в перевозках документами на бумаге.

Подготовила Байкова Н.К.