Правила использования личного автомобиля в служебных целях.

Сегодня работа многих сотрудников коммерческих фирм и предпринимателей связана с частыми деловыми поездками в интересах бизнеса. К примеру, ездить по служебным делам могут директора, бухгалтеры, менеджеры, курьеры, прорабы, снабженцы. Зачастую работники компаний или предприниматели ездят «по делам» на своих личных авто.

Каждая такая поездка – это расход ГСМ (горюче-смазочных материалов) и износ самого транспортного средства.

Поэтому у руководителей компаний и предпринимателей возникают справедливые вопросы:

• Можно ли компенсировать такие расходы себе или работнику?
• Как учесть расходы на служебные поездки на личном автомобиле при расчете налогов?

Сразу оговоримся, поездку на автомобиле от дома до офиса и обратно нельзя считать служебной, и учесть затраты на бензин, в этой ситуации, компания не имеет права. Такие затраты не являются экономически обоснованными.   

Действующее законодательство предусматривает два основных способа учета расходов на личный автомобиль в интересах бизнеса:

1. денежная компенсация расходов на автомобиль
2. аренда автомобиля с выплатой арендной платы

Чем компенсация расходов на авто отличается от аренды автомобиля и что выгоднее с точки зрения налогообложения?

Компенсация расходов на личный автомобиль

Возможность выплаты компенсации работнику за использование его личного имущества, включая автомобиль, в служебных целях, установлена статей 188 Трудового Кодекса РФ «Возмещение расходов при использовании личного имущества работника»:

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Выплата компенсации возможна при одновременном соблюдении следующих условий:

• работник использует личное транспортное средство в служебных целях;
• размер компенсации установлен письменным соглашением сторон трудового договора (работника и работодателя)

Между работодателем и работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором фиксируются точное наименование и марка автомобиля, реквизиты документов, подтверждающих право владения этим автомобилем (ПТС, свидетельство о государственной регистрации и т. д.), а также размер и порядок выплаты компенсации и виды расходов, которые будут компенсироваться.
Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не установлен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно. Это может быть фиксированная сумма, выплачиваемая работнику ежемесячно, либо расчетная сумма компенсации, зависящая от интенсивности использования автомобиля: расходы на ГСМ, текущий ремонт авто, оплату парковок и т.п. Но все расходы на автомобиль обязательно должны иметь документальное подтверждение (чеки и т.п.)

Основанием для выплаты компенсации работнику при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации.

Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней. За время нахождения работника в отпуске, командировке, отсутствия на работе из-за болезни, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Налоги при выплате компенсаций.

1. НДФЛ.

Компенсации не облагаются НДФЛ в размере, определяемомсоглашением между организацией и сотрудником (п. 3 ст. 217 НК РФ)

2. Страховые взносы

Компенсации не облагаются страховыми взносами, включая взносы «на травматизм», в размере, определяемом соглашением между организацией и сотрудником (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.)

3. Налог на прибыль организаций

Статья 264 НК РФ разрешает отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Такие нормы расходов были утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 No 92.
Постановлением Правительства РФ от 03.04.2024 No 417 были внесены изменения в предыдущее постановление Правительства и с 01.01.2024. установлены следующие нормы компенсаций использование личного транспорта в служебных целях:
- для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно — 2400 руб. (ранее было 1200 руб.);
- для авто с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см — 3000 руб. (ранее было 1500 руб. );
- для мотоциклов — 1200 руб. (ранее было 600 руб.)

В налоговых расходах прибыли организация может учесть компенсации, выплаченные работникам за использование личного авто в служебных целях только в пределах установленных норм. При этом в сумме компенсации, по мнению чиновников, уже учтены все эксплуатационные расходы автомобиля: износ, бензин, ремонт и т.п.

Например, компания выплатила своему работнику компенсацию за использование личного автомобиля с объемом двигателя до 2 000 куб. см в служебных целях в сумме 5000 руб.
НДФЛ с 5000 руб. не удерживается, страховые взносы не начисляются. А вот в налоговых расходах в целях расчета налога на прибыль, компания может учесть только 2400 руб.
Сумма – 2600 руб., превышающая норму, при исчислении налога на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Компенсацию работникам за грузовой транспорт глава 25 «Налог на прибыль» НК РФ не лимитирует. Из этого можно сделать вывод о том, что компенсацию за использование личного грузового транспорта в служебных целях можно списать с налоговый расход в полном объеме при условии соблюдения требований статьи 252 НК РФ – обоснованность и экономическая целесообразность расхода, его направленность на получение дохода.

4. Налог при УСН.

Налогоплательщики, использующие объект налогообложения «доходы минус расходы», могут уменьшить налоговую базу для расчета единого налога на суммы компенсаций за использование в служебных целях личных легковых автомобилей и мотоциклов также пределах норм, установленных
Правительством РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Так же, как и по налогу на прибыль, эти расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.
Но, в отличие от компаний на общей системе налогообложения, компаниям на УСН учесть в расходах компенсации работникам за использование личного грузового автотранспорта не получится, так как таких расходов нет в закрытом перечне расходов при УСН.

В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН лучше заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.

Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.

Налоговые риски.

При некорректном оформлении всех необходимых документов при выплате компенсации работнику, например, отсутствие письменного дополнительного соглашения к трудовому договору, приказа руководителя о выплате компенсаций работнику за использование личного авто в служебных целях, методики расчета компенсации и т.д. возникает риск переквалификации компенсации в заработную плату и доначислений НДФЛ и страховых взносов.

Аренда автомобиля у работника.

Статьями 632 и 642 ГК РФ предусмотрена возможность заключения договора аренды транспортного средства с экипажем (с водителем) и без экипажа (авто без водителя). В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и проводить его техническое обслуживание сам арендодатель – собственник автомобиля, во втором это делает арендатор - органзация.
Договор аренды транспортного средства, вне зависимости от того, арендуется он с экипажем или без такового, должен быть заключен в письменной форме. В договоре обязательно указываются:

• транспортное средство (марка, документы-основания владения им работником и т. д.);
• срок аренды;
• размер, порядок, условия и сроки внесения арендной платы;
• иные условия, согласованные сторонами.

Договор аренды транспортного средства с экипажем (ст. 632 ГК РФ)

Если с сотрудником заключается договор аренды с экипажем, то есть с водителем, то управлять таким транспортным средством может лишь сам арендодатель (сотрудник). Очень часто организации заключают такой договоров аренды автомобиля с руководителем, который использует свой личный автомобиль в служебных поездках, либо с сотрудниками, которые осуществляют рабочие поездки на собственных авто.

При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, страхование ответственности несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например, приобретение топлива, оплачивает арендатор, т.е. организация.

Размер арендной платы законодательно не регламентируется.

Договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ)

Если с сотрудником заключается договор аренды транспортного средства без экипажа, то в этом случае управлять автомобилем может как сам владелец машины, так и любой сотрудник организации. В полисе ОСАГО необходимо учесть круг лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем.
При аренде автомобиля без экипажа, арендатор – организация, в соответствии со ст. 644 ГК РФ, в течение всего срока договора аренды транспортного средства обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, в том числе осуществлять его текущий и капитальный ремонт (это правило нельзя изменить условием договора). Кроме того, арендатор обязан нести расходы на содержание, эксплуатацию и на страхование транспортного средства. Поэтому в договоре можно установить, что арендатор осуществляет:
- капитальный и текущий ремонт;
- оплату ГСМ, мойки и стоянки автомобиля, прохождение планового ТО;
- страхование автомобиля и ответственности водителя.
А арендодатель (сотрудник) получает от арендатора арендную плату, размер и сроки выплаты которой, установлены в договоре аренды транспортного средства без экипажа.
Размер арендной платы законодательно не регламентируется.

Налоги при аренде автомобиля.

1. НДФЛ.

Полученная сотрудником плата по договору аренды транспортного средства и с экипажем, и без экипажа облагается НДФЛ в полном объеме, поскольку является его доходом в соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ.
При этом арендатор признается налоговым агентом. Это означает, что удержание НДФЛ из суммы выплаченной арендной платы и уплату налога в бюджет осуществляет арендатор – организация.

2. Страховые взносы

Арендная плата, получаемая сотрудником, не признается объектом обложения страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ).

3. Налог на прибыль организаций

Стоимость аренды автомобиля учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля (расходы на ГСМ, мойку, шиномонтаж), учитываются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, или в качестве материальных, но только если эти затраты возложены на организацию договором (пп. 2 п. 1 ст. 254, ст. 263, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Затраты на техобслуживание учитываются в налоговых расходах, только если автомобиль арендуется по договору аренды без экипажа (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. 644 ГК РФ).

4. Налог при УСН.

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:
- суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК);
- затраты на ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК).

Налоговые риски.

Налоговые риски связаны с переквалификацией договора аренды транспортного средства с экипажем в два договора: договор аренды ТС без экипажа плюс договор оказания услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля. При такой трактовке договоров меняется порядок начисления страховых взносов: с арендной платы взносы не начисляются, а с услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля – начисляются.

Во избежание налоговых доначислений, налогоплательщикам безопаснее вместо одного договора аренды автомобиля с экипажем заключать два договора: договор аренды авто без экипажа и договор оказания услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля.
В этом случае с арендной платы страховые взносы не начисляются, а со стоимости услуг надо будет начислить страховые взносы.
НДФЛ удерживается и с аренды, и с услуг.

Выводы.

Организация имеет право выбрать любой наиболее приемлемый для себя вариант: выплачивать компенсацию за использование работником, включая руководителя компании, личного автомобиля в служебных целях либо заключить с работником договор аренды транспортного средства.
Поскольку нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей, установленные действующим законодательством, не отвечают современным экономическим условиям и уровню цен, в случае, если организация планирует осуществлять расходы на ГСМ и другие эксплуатационные расходы по использованию автомобиля работника, на наш взгляд, оптимальным является заключение с работником договора аренды транспортного средства без экипажа.

Материал подготовила
Генеральный директор НКБ-консалт         Байкова Н.К.